Decidir cómo aplicar la actualización de seguridad para compartir mediante enlace en Drive

Con esta actualización, lo que hace Google es añadir una clave de acceso al recurso. Para evitar que muchos usuarios no pierdan acceso a los enlaces que cambien, la compañía permitirá que, antes del 23 de julio, el administrador de los enlaces elija no aplicar la actualización de seguridad (cosa que no recomiendan), aplicarla pero haciendo que los usuarios puedan quitarla en archivos específicos, o aplicarla directamente sin que los usuarios puedan quitarla. Esta última será la predeterminada para centros educativos.

Si eres administrador, entre el 26 de julio y el 25 de agosto, el usuario podrá elegir si aplicar o no la actualización en los archivos afectados.

Para que compartir archivos sea más seguro, una próxima actualización de seguridad cambiará las URL de algunos archivos y carpetas de Google Drive. Estas nuevas URLs de archivo incluirán una clave de acceso al recurso.

Quién se ve afectado, qué hacer y cuándo hacerlo

Si no tomas ninguna medida, la actualización de seguridad afectará a los archivos, carpetas y unidades compartidas que no tengan la clave de acceso al recurso. De forma predeterminada, todos los usuarios que no pertenezcan a una organización de Google Workspace for Education podrán quitar la actualización de los archivos que sean de su propiedad o que gestionen.

Aunque ninguno de tus contenidos se vea afectado en este momento, esta actualización podría afectar a tu organización en el futuro. Podrán llegar archivos afectados a tu organización a través de unidades compartidas o de un cambio en la propiedad de los archivos. Para obtener detalles sobre los archivos, unidades compartidas y usuarios afectados en tu organización, consulta el Centro de alertas.

Cambios

  • El 13 de septiembre del 2021, Drive se actualizará para reforzar la seguridad a la hora de compartir archivos. Como administrador, podrás elegir cómo aplicar esta actualización.
  • Con esta actualización cambiarán los enlaces usados para algunos archivos. El acceso a los archivos afectados no cambiará para las personas que ya los han visto o que tienen acceso directo a ellos, pero otras personas podrían tener que solicitar acceso.

Importante: Asegúrate de actualizar los enlaces a los archivos y carpetas afectados que utilizas en los sitios internos o en la documentación a los nuevos enlaces que incluyen claves de acceso a los recursos.  

Cronología

Fase 1: Antes del 23 de julio del 2021, el administrador elige cómo aplicar la actualización

La configuración que elijas se aplica a la organización de nivel superior. No puedes aplicarla a una unidad organizativa individual o a un grupo.

Como administrador, debes decidir cómo aplicar la actualización a los archivos de tu organización. Si decides aplicar la actualización de seguridad, los usuarios afectados reciben una notificación de los elementos afectados. Puedes cambiar tu selección después del 23 de julio del 2021. Sin embargo, Drive no notificará los cambios a tus usuarios.

Para aplicar la actualización de seguridad:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.Debes utilizar una cuenta de administrador, no con tu cuenta actual (amora.cjavaperu@gmail.com)
  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartiry luegoActualización de seguridad de enlaces.
  4. Elige una opción:
    • Aplicar la actualización de seguridad sin que los usuarios puedan quitarla: Esta opción es la predeterminada para centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de tu organización.
    • Aplicar la actualización de seguridad, pero los usuarios pueden quitarla en archivos específicos: Esta opción es la predeterminada para organizaciones que no sean centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de tu organización.
    • Quitar actualización de seguridad (no recomendada): Los enlaces a tus archivos siguen siendo igual. No hay ninguna opción para eliminar la actualización de seguridad de las carpetas.
  5. Haz clic en Guardar.

Nota: Aunque tu organización no tenga ningún archivo afectado, elige de todos modos si quieres que la actualización de seguridad se aplique a los archivos afectados que lleguen a tu organización en el futuro.

Fase 2: Entre el 26 de julio y el 25 de agosto del 2021, el usuario recibe una notificación y elige cómo aplicar la actualización.

Drive notifica a los usuarios afectados la actualización y los elementos afectados que sean de su propiedad o que gestionen. Si lo permites, tus usuarios pueden eliminar la actualización de esos artículos.

Fase 3: A partir del 13 de septiembre del 2021, Drive implementa la actualización.

La actualización debería terminar a finales de septiembre del 2021.

FUENTE: https://support.google.com/a/answer/10685032

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